Rekrutacja na stanowisko Specjalisty ds. Kadr i Administracji

maj 20, 2026 | Aktualności

OGŁOSZENIE 

Instytut Psychologii Polskiej Akademii Nauk w Warszawie poszukuje kandydatek/kandydatów na stanowisko: 

SPECJALISTA DS. KADR I ADMINISTRACJI

 

ADRES INSTYTUTU: 

Instytut Psychologii Polskiej Akademii Nauk ul. Jaracza 1, 00-378 Warszawa

MIEJSCE WYKONYWANIA PRACY: 

Jak wyżej 

ZAKRES ZADAŃ WYKONYWANYCH NA STANOWISKU PRACY: 

  1. Sprawy kadrowo-płacowe i osobowe
  1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w programie WAPRO GANG: Prowadzenie kartotek osobowych, bieżąca aktualizacja akt osobowych i kartotek pracowników (ok 40 osób).
  2. Obsługa procesów zatrudnienia: Kompleksowe przygotowywanie dokumentacji związanej
    z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy, staży, wolontariatu oraz umów cywilnoprawnych.
  3. Rozliczenia z ZUS: Rejestracja oraz wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także ewidencjonowanie i procesowanie zwolnień lekarskich (ZUS ZLA).
  4. Ewidencja czasu pracy: Bieżące prowadzenie i weryfikacja ewidencji czasu pracy, absencji oraz planów i wykorzystania urlopów wypoczynkowych.
  5. Medycyna pracy i BHP: Bieżąca weryfikacja i wystawianie skierowań na wstępne, okresowe
     i kontrolne badania lekarskie oraz kierowanie pracowników na szkolenia BHP.
  6. Dokumenty i zaświadczenia: Sporządzanie rachunków do umów cywilnoprawnych, wydawanie świadectw pracy oraz zaświadczeń o zatrudnieniu na wniosek pracowników.
  7. Sprawy socjalne: Obsługa i koordynacja świadczeń socjalnych dla pracowników w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), w tym m.in. wniosków
    o dofinansowanie do wypoczynku 
  8. Sprawozdawczość i systemy: Prowadzenie rejestru pracowników oraz terminowe sporządzanie sprawozdań kadrowych na potrzeby Polskiej Akademii Nauk (PAN), Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) oraz systemu POL-on.
  1. Obsługa administracyjna i organizacyjna Instytutu
  1. Koordynacja korespondencji i sekretariatu: Obsługa skrzynki mailowej sekretariatu (sekretariat@psych.pan.pl), zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą oraz jej rejestracja w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
  2. Obsługa dokumentów Dyrekcji: Przygotowywanie pism, projektów zarządzeń Dyrektora IP PAN oraz prowadzenie ich centralnego rejestru. Przekazywanie bieżących dokumentów Dyrekcji
    do podpisu lub decyzji.
  3. Ewidencja i umowy administracyjne: Tworzenie, ewidencjonowanie i nadawanie numerów umowom administracyjnym, dbanie o kompletność podpisów, rozliczanie godzin oraz weryfikacja i monitorowanie powiązanych z nimi faktur.
  4. Prowadzenie rejestrów wewnętrznych: Bieżące prowadzenie rejestru alarmów, kluczy, osób upoważnionych do dostępu do budynku Instytutu oraz oświadczeń związanych z ochroną małoletnich.
  5. Współpraca międzyinstytucjonalna: Weryfikacja i terminowe przekazywanie refaktur dla Instytutu Slawistyki PAN.
  6. Zaopatrzenie: Bieżąca realizacja zamówień na materiały eksploatacyjne i biurowe na potrzeby Instytutu.

III. Komunikacja wewnętrzna i wsparcie wydarzeń naukowych

  1. Komunikacja i PR: Redagowanie oraz wysyłka oficjalnego newslettera Instytutu, a także przygotowywanie i przekazywanie treści informacyjnych do publikacji na stronie internetowej IP PAN.
  2. Wsparcie rekrutacji: Aktywne wsparcie Dyrekcji w procesie tworzenia i publikacji ogłoszeń

 o pracę.

  1. Logistyka wydarzeń: Koordynacja kalendarza głównych wydarzeń Instytutu, współorganizacja seminariów naukowych oraz prowadzenie list obecności uczestników.
  1. Archiwizacja i nadzór nad infrastrukturą
  2. Archiwizacja danych: Bieżące i systematyczne archiwizowanie dokumentacji ogólnoadministracyjnej, kadrowej oraz związanej z funkcjonowaniem budynku Instytutu.
  3. Nadzór techniczny: Monitorowanie i nadzór nad terminowością obowiązkowych przeglądów technicznych i budowlanych siedziby Instytutu.
  4. Współpraca z Dyrekcją: Wykonywanie innych bieżących zadań administracyjnych zleconych przez Dyrektora ds. Ogólnych lub Dyrektora Instytutu.

WARUNKI PRACY: 

  • Praca biurowa przy komputerze. 
  • Na pełen etat, 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. 

WYMIAR ETATU:  

  • 1/1 umowa na czas określony (6 miesięcy) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony 

 

TERMIN ZATRUDNIENIA:  

  • od 01.06.2026 r. 

 

WYMAGANIA ZWIĄZANE ZE STANOWISKIEM PRACY: 

Wymagania niezbędne:  

    • Wykształcenie: wyższe I stopnia;  
    • Doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku;
    • Znajomość obsługi programu WAPRO GANG;
    • Znajomość obsługi programu PŁATNIK, ZUS PUE;
  • Znajomość przepisów prawa w zakresie zajmowanego stanowiska;
  • Umiejętność obsługi komputera (w tym pakiet MS Office oraz Google Workspace); 
  • Umiejętność obsługi urządzeń biurowych i narzędzi informatycznych.

Wymagania dodatkowe (mile widziane): 

  • Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1; 
  • Zdolności organizacyjne i interpersonalne, dokładność, komunikatywność, wysoka kultura osobista, umiejętności samodzielnej pracy pod presją czasu, umiejętność pracy w zespole, otwartość, kreatywność i odpowiedzialność. 

OFERUJEMY: 

  • Możliwość pracy zdalnej (1 raz w tygodniu). 
  • Świadczenia socjalne. 
  • Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę. 
  • Przyjazne warunki i miłą atmosferę w pracy. 
  • Stanowisko z możliwością rozwoju. 

WYMAGANE DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA: 

  • CV. 
  • Podpisana klauzula informacyjna (załącznik nr 1). 
  • Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych. 
  • Oświadczenie o braku skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. 
  • Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie. 
  • Kopie dokumentów poświadczających doświadczenie zawodowe (świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu lub inne, z których wynika okres zatrudnienia i zajmowane stanowisko). 
  • Kopie dokumentów poświadczających umiejętności (zaświadczenia ukończenia kursów, certyfikaty językowe itp.). 

TERMIN SKŁADANIA DOKUMENTÓW: 

  • w sposób ciągły

MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW: 

  • Kandydaci proszeni są o nadsyłanie zgłoszeń na adres mailowy: sekretariat@psych.pan.pl

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się ze wszystkimi osobami celem przekazania informacji zwrotnej. 

Instytut Psychologii PAN jest pracodawcą postępującym zgodnie z zasadą równych szans, promującym różnorodność i inkluzywność w miejscu pracy. Podporządkowuje się wszystkim prawom zabraniającym dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, lub inne cechy wskazane w prawie Polski oraz Unii Europejskiej.

 

Klauzula informacyjna 

Zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018,  poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że: 

  1. Administratorem Pani/Pana danych zawartych w dokumentach aplikacyjnych jest Instytut 

Psychologii  Polskiej Akademii Nauk ul. Jaracza 1, 00-378 Warszawa https://psych.pan.pl/. 

  1. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Instytut oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych za pomocą poczty elektronicznej pod adresem: iod@psych.pan.pl.  
  2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celu rekrutacji na stanowisko Specjalista ds. kadr i administracji - podstawą prawną do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit c RODO. 
  3. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, prawo żądania usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo  do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody (jeżeli została udzielona) w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano  na podstawie zgody przed jej cofnięciem. 
  4. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednakże  ich niepodanie uniemożliwia Pani/Panu rozpatrzenia Pani/Pana aplikacji. 
  5. Od momentu pozyskania Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu wskazanym w pkt. 3, a po tym czasie przez okres określony  w przepisach Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553). 
  6. Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom (administratorom),  za wyjątkiem podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa. Administrator nie będzie przekazywać Pani/Pana danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. 
  7. Administrator danych nie wykonuje profilowania Pani/Pana. 
  8. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Warszawa, ul. Stawki 2) gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO. 

 

Przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się
z informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez Administratora (Instytut Psychologii PAN) oraz wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych podanych dobrowolnie, a nie wynikających
 z przepisów Kodeksu pracy. 

Skip to content